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Alfresco l'ECM libre

Alfresco est un produit opensource leader dans le monde de la gestion de contenu d’entreprise. Faisons un rapide tour d’horizon de ce couteau suisse de l’ECM

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Avant de parler d’Alfresco je souhaiterais faire un bref descriptif de ce qu’est le domaine de l’ECM.

Historiquement les documents d’une entreprise ont toujours été stockés dans des armoires. Chaque document étant rangé dans un dossier lui même sur une étagère bien précise. Avec l’apparition des documents numériques, les classements en dossiers et sous dossiers au sein d’un serveur de fichiers, s’est imposé à tous comme la solution la plus naturelle. Elle découlait de ce qui se faisait par la passé.
Seulement voilà, les serveurs de fichiers ne prennent pas ou peu en compte les notions d’archivage, de versions, de processus (workflow), ni tous les aspects nouveaux des documents numériques (les métadonnées par exemple).
Aujourd’hui si vous êtes une organisation qui stocke des documents en quantité, ou qui ont une valeur administrative et des exigence en termes de conservation, vous ne pouvez pas vous satisfaire d’une solution basée sur les serveurs de fichiers seuls. C’est totalement insuffisant et obsolète.
Les logiciels ECM visent donc à fournir aux organisation un moyen de gérer intelligemment leur document en automatisant au maximum la gestion du cycle de vie, implémentant une gestion des versions, le respect des processus métiers, la publication etc…
Le rayon d’action des ECM est quasiment infini puisqu’il dépend fortement du profil de l’utilisateur. Par exemple si votre organisation est une institution gouvernementale la gestion du cycle de vie des documents est primordiale et vous pouvez avoir besoin d’utiliser des systèmes de stockages bien spécifiques (par exemple les [WORM->http://en.wikipedia.org/wiki/Write_once_read_many]). Si vous êtes une entreprise qui travaille dans les médias, la gestion de la publication et est importante mais vous pouvez aussi souhaitez mettre en place des systèmes de conversion de formats multimédias…
Il y a encore quelques années le leader incontesté du marché était Documentum, éditeur de logiciel traditionnel (comprenez non-libre), racheté depuis par EMC. Mais le marché a vue l’apparation de nouveaux acteurs et pas des moindre, puisque microsoft tente de répondre aux problématiques adressées par les ECM avec Sharepoint (avec plus ou moins de succès). En 2005 John Newton, co-fondateur de Documentum, et John Powell, ancien directeur d’exploitation chez Business Objects, fondent Alfresco avec comme ligne directrice, l’opensource! 7 ans plus tard Alfresco est un produit complet, innovant et performant et une entreprise qui a su garder son « mojo » auprès de la communauté opensource. Vous pouvez visiter ce lien si vous souhaitez en connaitre davantage sur l’entreprise Alfresco: http://www.alfresco.com/fr/entreprise

  • Alfresco Enterprise vs. AlfrescoCommunity:

Il existe 2 « versions » d’Alfresco: un version Enterprise (payante) avec du support et des fonctionnalités avancés (comme le support des bases de données propriétaire, l’administration via l’interface java JMX ; et une version community (gratuite), librement utilisable. Notez que les 2 versions utilisent une license libre: GNU/LGPL

  • Alfresco en pratique:

Tout ca c’est bien beau mais Alfresco ça fait quoi? Premièrement ça adresse les problématiques de gestion documentaire/

  • Le Stockage: les documents sont stockés sur un serveur centralisé accéssible via le réseau
  • Le Classement: Alfresco offre la possibilité de gérer vos documents et dossiers au sein d’une arborescence traditionnelle ; mais permet aussi d’avoir une approche plus moderne en utilisant par exemple des catégories et/ou des tags.
  • Recherche: Stocker des documents s’est bien, les retrouver lorsqu’on en a besoin, s’est encore mieux! C’est dans ce genre de cas que votre vieux serveur de fichiers montre ces limites. Alfresco utilise un système d’indexation des documents développé par Aoache. Ce système vous permet de retrouver un document à partir de son nom bien sur mais aussi en cherchant à partir de son contenu et en tenant compte de la [racinisation->http://fr.wikipedia.org/wiki/Racinisation] (stemming en anglais ) de votre langue.
  • La gestion de version: Alfresco permet de rendre vos documents « version-nable ». ainsi lorsque vous mettez à jour un document la version précédente est conservée et vous pouvez y accéder au besoin. Le principe est le même que repository SVN ou git ; cependant si le versionning de vos sources est la la seule chose que vous recherchez git ou svn sont sans doute de meilleurs choix car plus complet.
  • Sharding et Réplication: Il est très simple de répliquer vos documents en utilisant Alfresco. Ceci peut se faire au travers d’internet ou sur un réseau local pour tout ou partie de votre repository (votre bibliothèque de documents). Il est aussi possible de stocker une partie du repository à un endroit et une autre ailleurs. Là encore un petit exemple concret nous permet de comprendre l’intérêt de la chose. Vous pouvez par exemple stocker les docuemnt de votre agence européenne en france pour un accès rapide par les utilisateurs européen et stocker les autres documents aux état unis ou en Polynésie. du point de vue de l’utilisateur, l’ensemble des documents et accessible depuis différents dossiers mais ceux qu’il utilise le plus souvent plus rapidement accessibles.
  • Clustering: D’un point de vue purement technique (ah enfin!!), Alfresco est designé sur un modèle n-tiers. Il est donc très facil de le faire scaler au fur et à mesure que les besoins augmentent.Notez que la version opensource est assez difficile à mettre en oeuvre en cluster, surtout en version 4.2!
  • Les processus: Alfresco offre la posibilité de définir des workflows afin que vos documents respectent vos processus métiers. Par exemple lorsque les documents générés par des rédacteurs doivent être visés et approuvés par un responsable avant d’être publiés. Le système de workflow étant très modulable (basé sur [JBPM->http://en.wikipedia.org/wiki/JBPM])
  • Personnalisation: C’est OpenSource!!! Alfresco est écrit en java et le SDK ainsi que les sources sont disponibles gratuitement. Si vous avez les compétences Java vous pouvez customiser à volonté le produit! Notez qu’Alfresco fait aussi une utilisation intensive des webscripts: des scripts javascripts éxécutés coté serveur. Donc déjà avec un bonne connaissance de javascript il est possible de faire pas mal de choses.
  • API: Alfresco expose la plupart de ses fonctionnalités au travers de multiples API: webservices, webscripts, SOAP, CMIS et API dédiées.
  • Les plus d’Alfresco:

Bien le caractère open du produit est son principale avantage, mais pas le seul.

  • 2 interfaces web pour le prix d’une:

Bien qu’Alfresco soit principalement un dépôt intelligent pour vos données, il offre aussi deux interface intuitives accessibles depuis un navigateur à peu près [rd]écent.

La première (Alfresco explorer) a initialement été développé comme proof of concept mais peut tout a fait être utilisée pour gérer le repository.

La seconde, Share, est plus récente est offre un look plus moderne et de l’ajax dans tous les coins.

  • Les autres Interfaces:

Alfresco offre de nombreuse autres interfaces pour déposer ou accéder aux documents qu’il héberge. Parmi ces interfaces certaines peuvent sembler exotiques, comme par exemple IMAP, CMIS, FTP ; alors que d’autres vont forcément trouver un écho plus grand. C’est par exemple le cas de NFS, WebDav, de sharepoint ou de IBM QuickR. L’interface qui est peut être la plus attrayante pour l’utilisateur comme pour l’administrateur est peut être l’interface CIFS. Grâce à cette dernière vous pouvez accéder au repository comme s’il s’agissait d’un simple partage samba!

  • Multiplateforme:

Alfresco étant écrit en java, il est multiplate-forme… pourvu que vous ayez un JVM! Le système a été déployé avec succès sur Linux (RedHat , Suse et Ubuntu sont officiellement supportés pour la version entreprise), AIX, Solaris et windows et peux fonctionner avec différent serveur d’application ajav comme tomcat, JBoss, websphere ou weblogic. Au niveau des bases de données on retrouve les classique de l’opensource: MySQL et postgreSQL mais aussi Oracle, MSSQL ou DB2 si vous optez pour la version Entreprise d’Alfresco.

L’ouverture du code source n’est pas la seule preuve de la volonté d’ouverture d’Alfresco. L’entreprise est aussi membre d’un comité de standardisation de la norme CMIS qui vise à créer une norme de communication pour assurer l’interopérabilité de divers repository (y compris concurrents). Au sein de ce comité on retrouve Adobe, HP, Oracle.

Il y a encore beaucoup d’autres fonctionnalités dans Alfresco et le meilleur moyen de découvrir le produit est encore de le télécharger et de l’installer et de jouer avec.

Étant dorénavant employé d’Alfresco, il ya des chances que mes prochains post tournent autour de ce magnifique produit.

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